Der Oberbegriff "Schülerunterlagen" umfasst: Schülerakte, Schülerstammblatt, Schullaufbahnbogen, Schülerliste
"Schülerunterlagen" ist ein Überbegriff, er regelt sämtliche Unterlagen von Schüler/innen, einschließlich deren Leistungsnachweise und viele andere Einträge und Dokumente. Schülerakten sind an allen öffentlichen Schulen schulartübergreifend in Papierform zu führen. Es können auch elektronische Hilfsmittel verwendet werden, soweit dem keine datenschutzrechtlichen Bestimmungen entgegenstehen. Dabei ist jedoch sicherzustellen, dass regelmäßige Ausdrucke zu den Schülerakten genommen werden. Spätestens am Ende eines Schuljahres müssen diese Ausdrucke in der Akte sein.
Jede Schule führt eine Reihe von Unterlagen über ihre Schüler/innen. Neben den formalen Festle-
gungen und Dokumentationen wie Schülerstammblatt, Schullaufbahnbogen und Schülerliste, gibt es eine Reihe weiterer Belege in Papierform. Dazu zählen alle einzelnen schriftlichen Leistungserhebungen bzw. alle Zeugnisse, ebenso Mitteilungen an Eltern, Elternprotokolle, Ordnungsmaßnahmen wie Verweise oder verschärfte Verweise und mögliche andere schriftliche Vorgänge.
Über jede Schülerin und jeden Schüler muss jedoch einheitlich an allen bayerischen Schulen ein Schülerstammblatt und ein Schullaufbahnbogen angelegt werden. Ebenso sind die von der Klassen-lehrkraft geführten Schülerlisten zu den Unterlagen zu zählen. An den meisten Schulen wird in dieser Liste auch eine Versäumnisübersicht geführt.
Grund- und Förderschule erstellen das Schülerstammblatt als Deckblatt der Schülerakte
Das Schülerstammblatt wird als Deckblatt der Schülerakte verwendet. Dieses ist immer von der Grundschule bzw. der Förderschule zu erstellen und begleitet die Schüler/innen während der gesamten Schullaufbahn - an welcher Schulart auch immer. Kommen Schüler/innen aus einem anderen Bundesland nach Bayern, so hat die aufnehmende Schule dieses Schülerstammblatt und den Schülerbogen zu erstellen.
Unterlagen, die der Schweigepflicht unterliegen, gehören nicht in den Schülerakt
Neben dem Schülerstammblatt ist über alle Schüler/innen ein Schullaufbahnbogen zu führen, der bereits vorgenommene Fördermaßnahmen, Maßnahmen zu Notenschutz und Notenausgleiche ent-halten muss. Sollten schulpsychologische Beratungen stattgefunden haben, sind diese nicht in den Schullaufbahnbogen aufzunehmen. Wenn beispielsweise eine Entscheidung über das Sorgerecht der Eltern vorliegt, sind entsprechende Dokumente - etwa eine Entscheidung des Familiengerichtes - zu den Schülerunterlagen zu nehmen.
Für die Schullaufbahn wesentliche Fakten und Dokumente sind aufzunehmen
Selbstverständlich werden in den Schullaufbahnbogen alle wesentlichen Beobachtungen und Empfehlungen der Klassenlehrkraft beziehungsweise der Lehrerkonferenz aufgenommen, wenn dies für die Schullaufbahn von Relevanz ist. Das Überspringen einer Klasse oder beispielsweise Empfehlungen zum Übertritt und alle Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Abs. 2 von Nr. 6 (längerer Schulausschluss) bis Nr. 12 BayEUG (Ausschluss von allen Schulen) sind ebenfalls dort zu dokumentieren.
Extra aufzuführen sind individuelle pädagogische Würdigungen über besondere Eigenarten, hervorzuhebende Begabungen, aber auch spezieller Förderbedarf. Ebenso sind besonders gelagerte Vorkommnisse zu dokumentieren, aber auch Angaben zu Erziehungsmaßnahmen. Ebenfalls das Wiederholen einer Jahrgangsstufe an der Mittelschule ist zu vermerken. Abschlusszeugnisse und andere wichtige Zeugnisse sind im Schülerakt aufzubewahren.
Weitere für die Schullaufbahn wichtige Aspekte dürfen nicht fehlen. Bestehen Zweifel bezüglich der Aufnahme in den Schullaufbahnbogen, entscheidet letztendlich die Schulleitung. Mit dem Führen dieser Unterlagen ist in der Regel die Klassenlehrkraft betraut. Jeder Eintrag wird mit Datum und Unterschrift versehen und muss sich auf nachweisbare Tatsachen beziehen. Einmalige besondere Vorkommnisse sind als solche zu dokumentieren. Sollten Schulpsychologen sowie Beratungslehrkräfte Unterlagen und Dokumentationen angefertigt haben, so unterliegen diese einer besonderen Schweigepflicht und sind gesondert, also nicht im Schullaufbahnbogen, aufzubewahren.
Strenge Regeln bei der Weitergabe an andere Schulen und für die Einsichtnahme
Einsichtnahme und Zugriff auf die Schülerunterlagen dürfen, jedoch nur im konkreten Einzelfall, auch andere an der Schule tätige Personen erhalten, falls dies zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben erforderlich ist. Die Entscheidung darüber trifft die Schulleitung, die selbstverständlich immer das Recht auf Einsicht in die Schülerakten hat, soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogischen, organisatorischen und rechtlichen Aufgaben erforderlich ist. Selbst dem Elternbeirat könnten bestimmte Schülerunterlagen zur Verfügung gestellt werden, wenn die Einsichtnahme bei dessen formaler Mitwirkung erforderlich ist.
Verlassen Schüler/innen die Schule, zum Beispiel wegen eines Wechsels zwischen Grundschule und Mittelschule oder zwischen Realschule und Gymnasium, dann müssen der aufnehmenden Schule - bei öffentlichen Schulen - das Schülerstammblatt und der Schullaufbahnbogen im Original übermittelt werden. Bei staatlich anerkannten Ersatzschulen wie Montessori sind diese in Kopie weiterzureichen.
Über die Weitergabe von zusätzlichen Unterlagen entscheidet die abgebende Schule, und auch nur dann, wenn diese Unterlagen für die weitere Schulausbildung erforderlich sind. An der abgebenden Schule verbleiben die Kopien der Unterlagen. Selbstverständlich haben die Erziehungsberechtigten und Schüler/innen ab dem 14. Lebensjahr das Recht der Einsichtnahme in die eigene Schülerakte, oder in Teile der Schülerunterlagen, auch nach dem Verlassen der Schule. Dieses Informationsrecht zählt als fundamentales Datenschutzrecht sowie als Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Sollten sich in der Schülerakte Daten Dritter befinden, so sind diese Stellen zu schwärzen beziehungsweise aus der Akte zu entfernen. Schüler/innen und deren Erziehungsberechtigte haben auch das Recht, Abschriften und Kopien einzufordern, sofern ein begründetes Interesse vorliegt.
Abschlusszeugnisse und andere Berechtigungen sind 50 Jahre aufzubewahren
Wenn eine Schülerin oder ein Schüler die Schule verlässt, so sind Zeugnisse, der Schülerlaufbahnbogen und sonstige Unterlagen der Schülerakte nach einem Jahr zu vernichten. Das Schülerstammblatt und Kopien der Zeugnisse, die eine Berechtigung verliehen haben, wie z.B. Abschlusszeugnisse, sind 50 Jahre an der Schule aufzubewahren. Schriftliche Leistungsnachweise sowie weitere Belege über die Leistungen von Schüler/innen müssen zwei Jahre aufbewahrt werden. Über die Vernichtung der betreffenden Akten und Unterlagen ist ein Nachweis anzufertigen.
Rechtsgrundlagen bei Schülerunterlagen
Der gesetzliche Rahmen ist in Art. 85 Abs. 1 a BayEUG geregelt. Hiernach sind für alle Schüler/innen wesentliche Schülerunterlagen zu führen, die sich auf das Schulverhältnis beziehen. Diese gesamten Schülerunterlagen sind vertraulich zu behandeln und zu sichern und nur nach ganz bestimmten Maßgaben weiter zu geben und fristgemäß auszusondern.
In der Bayerischen Schulordnung § 37 bis § 41 ist, bezugnehmend auf Art. 85 Abs. 1 a BayEUG, das gesamte Rechtsfeld "Schülerunterlagen" geregelt. Sehr hilfreich für Schulen sind die "Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen", in denen maßgeblichen Bestimmungen erläutert und erklärt werden, KMBek vom 13.10.2015, geändert am 30.6.2016. / hpe
Die Rechtskolumne von Hans-Peter Etter wird regelmäßig im Magazin bayerische schule veröffentlicht. Die nächste Ausgabe erscheint am 31. Mai 2019.
Weitere Informationen finden Sie im LEITFADEN Schülerunterlagen